Per molte piccole e medie imprese, la gestione dei veicoli aziendali è una voce di spesa che si affronta "quando serve", senza una vera strategia. Il risultato, quasi sempre, è una flotta fatta di auto acquistate in momenti diversi, con scadenze di manutenzione e assicurazione sparse durante l'anno, e nessuno che abbia davvero sotto controllo quanto costa, nel complesso, tenere quei veicoli su strada.
I costi nascosti di una flotta di proprietà
Comprare i veicoli aziendali sembra la scelta più semplice, ma comporta una serie di costi che raramente vengono calcolati insieme:
- capitale immobilizzato — ogni veicolo acquistato è liquidità che l'azienda non può investire altrove;
- svalutazione — il valore dei mezzi cala nel tempo, ed è un costo che si "vede" solo al momento della rivendita;
- manutenzione imprevista — guasti e riparazioni non programmate, spesso concentrate proprio quando servirebbero i mezzi;
- gestione amministrativa moltiplicata — bolli, revisioni, assicurazioni e sinistri da seguire per ogni singolo veicolo, con scadenze diverse;
- tempo del personale — qualcuno in azienda deve occuparsi di tutto questo, sottraendo tempo ad attività a più alto valore.
Preso singolarmente, nessuno di questi costi sembra enorme. Sommati su una flotta di 3, 5 o 10 veicoli, però, diventano una voce di spesa importante e soprattutto imprevedibile.
Come funziona il noleggio a flotta
Il noleggio a lungo termine applicato a più veicoli funziona esattamente come per un singolo mezzo, ma con alcuni vantaggi che si amplificano proprio quando si gestisce una flotta:
- un canone fisso per ogni veicolo, che trasforma una spesa variabile in un costo pianificabile a budget;
- un unico referente per tutta la flotta, invece di gestire fornitori diversi per assicurazione, manutenzione e assistenza;
- reportistica dedicata sui costi e sull'utilizzo dei mezzi, utile per pianificare i rinnovi;
- la possibilità di far crescere (o ridurre) la flotta in base alle esigenze reali dell'attività, senza dover gestire la rivendita dei veicoli in eccesso.
I vantaggi fiscali per le aziende
Il trattamento fiscale del canone dipende dall'uso che l'azienda fa del veicolo:
- uso strumentale (veicoli indispensabili all'attività, come i furgoni per il trasporto merci): detrazione IVA al 100% e deduzione del canone al 100%;
- uso non strumentale: detrazione IVA al 40% e deduzione limitata, con un tetto sui costi di locazione;
- uso promiscuo (veicoli assegnati ai dipendenti anche per uso privato): detrazione IVA al 40% e deduzione del canone al 70%.
Sono percentuali stabilite dalla normativa fiscale italiana, non da Updrive: per la situazione specifica della tua azienda ti consigliamo sempre di confrontarti con il tuo commercialista. Trovi una tabella completa, con tutte le categorie, nella pagina Vantaggi del nostro sito.
Da dove iniziare
Se stai valutando il passaggio dalla proprietà al noleggio, una checklist semplice per farti un'idea dei numeri:
- quanti veicoli compongono (o dovrebbero comporre) la flotta;
- quanti chilometri percorre mediamente ogni veicolo in un anno;
- ogni quanto tempo vorreste rinnovare i mezzi (in genere, tra i 36 e i 60 mesi);
- quale budget mensile complessivo può essere destinato alla mobilità aziendale.
Con queste informazioni è possibile costruire un preventivo su misura, veicolo per veicolo, e confrontarlo con quello che l'azienda sta effettivamente spendendo oggi tra acquisto, manutenzione, assicurazioni e tempo dedicato alla gestione.